Organisation von GTA online unterstützen mit FABelF

Aktualisiert: 30. Nov 2020

<– zurück zu allen Blogbeiträgen

von Tom Fröhlich (FABelf)


Ganztagsangebote ermöglichen es den sächsischen Schulen, Kindern und Jugendlichen vielfältige Ergänzungen zum Unterricht anzubieten, doch sie bedeuten gleichfalls einen nicht unbedeutenden Arbeitsaufwand, der sich nicht nur auf die Durchführenden der Angebote erstreckt. Auch die Schulen selbst, die ihre Angebote aufstellen und organisieren müssen sowie die Fördervereine oder kommunalen Schulträger, welche die Finanzen abwickeln und verantworten müssen, benötigen personelle und zeitliche Ressourcen zur Verwaltung der Ganztagsangebote (GTA). Die Organisation von GTA, man könnte gleichfalls vom Motor, der alle Ganztagsangebote in Sachsen antreibt sprechen, liegt in den Händen der GTA-Koordinator*innen der Schulen, der freiwilligen Helfer*innen im Förderverein oder der Mitarbeiter*innen der kommunalen Schulträger. Es ist deren gemeinsame Arbeit, welche die Fundamente für Ganztagsangebote legen. Organisation und Verwaltung werden in der inhaltlichen Diskussion um Ganztagsangebote jedoch schnell übersehen. Eine ausreichende finanzielle Ausstattung ist für GTA allerdings ebenso unentbehrlich, wie unabhängige Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um deren Organisation und Verwaltung in den Schulen zu ermöglichen.

Ausschnitt der Benutzeroberfläche von FABelF

WIE FABELF ENTSTAND

Das Schulverwaltungsamt in Dresden stand im Jahr 2008 vor dem Problem, dass die Kommunikation über Verwaltungsaufgaben, welche GTA mit sich brachte, mit den Schulen zunehmend komplexer und missverständlicher wurde. Die Beachtung sich dynamisch verändernder Reglungen sowie individuelle Abrechnungsprozedere der Schulen, ließen die Frage entstehen, wie man GTA einheitlicher, aber auch fachlich stets aktuell und korrekt organisieren konnte. Für die Stadt Dresden, war dies ein zunehmend größer werdendes Problem, denn die Anzahl der Schulen, die über das dortige Schulverwaltungsamt Ganztagsangebote beantragen und abrechnen wollte, steigerte sich mit jedem Schuljahr und nimmt bis heute immer weiter zu.

Das Schulverwaltungsamt Dresden löste das Problem, indem es zusammen mit einem Partner, ein internetbasiertes Programm initiierte, um die Organisation von Ganztagsangeboten zu vereinfachen. Das Programm sollte zahlreiche Aspekte der Verwaltung standardisieren und vereinfachen. So sollte es

  1. die Einheitlichkeit der Verfahren gewährleisten (z.B. mit einheitlichen und rechtssicheren Honorarverträgen),

  2. die Kommunikation zwischen Schulen und Schulträger vereinfachen (statt unterschiedlicher Excel-Tabellen, die per Mail hin und her gesendet wurden, sollte ein Programm beiden Seiten stets aktuell den Stand der Dinge anzeigen),

  3. es sollte den Schulen helfen, den Arbeitsaufwand von Ganztagsangeboten effektiv und schnell bearbeiten zu können und es sollte

  4. als zusätzlicher Ansprechpartner, Probleme und Ideen der Schulen aufnehmen.

Planung und Abrechnung des Schuljahres in FABelF

Daraus entstand das heutige GTA-Programm FABelF, das nicht nur in den Städten Dresden und Leipzig, sondern mittlerweile für alle sächsischen Schulen zur Verfügung steht. Dabei beinhaltet FABelF eine Organisationssoftware, in welcher alle Kurse mit den entsprechenden Sach- oder Honorarausgaben für das Schuljahr geplant und abgerechnet werden können. Daneben ist es ebenso möglich, sich Dokumente wie Honorarverträge, Verwendungsnachweise, Arbeitszeitkarten oder Inventarlisten anzulegen. Zum Programm gehört ebenso ein Kommunikationsforum, in welchem Schulen untereinander kommunizieren oder mit angemeldeten GTA-Anbietern Kontakt aufnehmen können. Eine ausführliche Übersicht zu FABelF finden sich auf der Homepage des Programms: www.fabelf.de


HERAUSFORDERUNG 2020 – FABELF MIT GTA-VIDEOCHAT ERWEITERT

Das Jahr 2020 hat ganz neue Herausforderung mit sich gebracht, die sich bis in den Bereich der Ganztagsangebote erstrecken. Die seit 02.11.2020 gültigen Einschränkungen führen nun schon zum zweiten Mal zu starken Restriktionen für Ganztagsangebote und zur Frage, wie Kommunikation in Zeiten von Kontaktbeschränkungen ermöglicht wird. Daraus ergeben sich gleichfalls neue Aufgaben für FABelF, denn das Programm sieht sich als mehr als nur eine Online-Anwendung in den Tiefen des Internets. FABelF ist eine Anlaufstelle bei der Bearbeitung, Organisation und Verwaltung von Ganztagsangeboten und es möchte seinen Kund*Innen, den GTA-Koordinator*innen, kommunalen Schulträgern, aber auch Anbieter*innen von GTA, bei den diversen Aufgaben von GTA helfen. Deshalb wird noch in diesem Jahr, neben dem bestehenden telefonischen und e-postalischen Support und den halbjährlich stattfindenden Fortbildungsveranstaltungen in Dresden und Leipzig, eine weitere Form der Kommunikation treten, der GTA-Videochat.

Kommunikationsforum FABelF-Profil

Im November 2020 soll der erste Videochat stattfinden und dann das Serviceangebot des Programms erweitern. An festgelegten Terminen haben FABelF-Kunden*innen dann die Möglichkeit, das Programm besser kennenzulernen, Probleme zu erörtern und Verbesserungsvorschläge oder allgemeine Fragen zu stellen. Diese Form der Kommunikation soll ab 2021 noch ausgeweitet werden. Dabei sind Videochats mit den kommunalen Schulträgern in Dresden und Leipzig geplant. Dort können alle Themen von der Beantragung von GTA bis hin zum abschließenden Verwendungsnachweis gestellt werden und werden kompetent von den Mitarbeiter*innen der Schulträger beantwortet. Für die Teilnahme an einem Videochat genügt ein internetfähiger Computer inklusive Lautsprecher, Kamera und Mikrofon. Innerhalb des Programms FABelF werden die aktuellen Termine der Videochats veröffentlicht. Dort sind gleichfalls die Teilnahmelinks abrufbar.

Wenn Sie Fragen zu FABelF oder der neuen GTA-Videochat-Funktion haben steht Ihnen der Autor dieses Beitrags gern unter den unten genannten Kontaktdaten zur Verfügung.


Transparenzhinweis: Tom Fröhlich ist Gründer und Programmleiter von FABelF


KONTAKT:

froeh.net | Plauenscher Ring 36 | 01187 Dresden Internet: www.fabelf.de Mail: info@fabelf.de Tel.: 0157 – 8775 2079

Neu im Blog:

Gefördert durch:

Der Ideenwettbewerb Sächsische Mitmach-Fonds wurde von der Sächsischen Staatsregierung initiiert. Diese Maßnahme wird mitfinanziert durch Steuermittel auf der Grundlage des von den Abgeordneten des Sächsischen Landtags beschlossenen Haushalts.

©2021 by Ganztagsschule entwickeln

  • Facebook